Pourquoi et comment organiser un événement responsable ?

Il y a quelques semaines, YEMP, la marketplace communautaire, a demandé l’avis du K sur ce qu’était un événement responsable et comment l’organiser. Et c’est avec plaisir que nous avons répondu à leurs questions aux côtés d’Isabelle Dona de LinkUp Factory. Voici notre interview !

 

 

POURQUOI ET COMMENT ORGANISER UN ÉVÉNEMENT RESPONSABLE ?

Aujourd’hui, une entreprise qui met en pratique une politique RSE va chercher à avoir un impact positif sur la société, à respecter l’environnement tout en étant économiquement viable. Cette politique doit évidemment être mise en place avec l’aide de toutes les parties prenantes : collaborateurs, clients, actionnaires, fournisseurs, etc.

Une démarche RSE est récompensée par une meilleure performance globale, de meilleures conditions de travail pour les collaborateurs, des performances économiques accrues… et bien sûr une image positive, innovante, voire redorée, dans le cas des grands groupes agro-alimentaires.

C’est dans ce contexte de communication en lien avec les valeurs de responsabilité des entreprises que YEMP s’est posé plusieurs questions : Quels sont les bénéfices que peuvent tirer les entreprises de l’organisation d’événements responsables ? Est-il facile d’organiser ces événements ? Avec qui ? Et finalement, un bon événement responsable, c’est quoi ?

YEMP a souhaité avoir le point de vue des entreprises et celui des organisateurs. Nous avons donc posé ces questions à Isabelle Dona, Directrice générale adjointe associée de LinkUp Factory qui conseille les grandes entreprises sur leur stratégie de communication RSE, ainsi qu’à l’équipe de la Koncepterie, une agence spécialisée dans la création et l’organisation d’événements à impact positif. Interview croisée :

 

 

UN FORMIDABLE VECTEUR DE COMMUNICATION

Comment expliquez-vous globalement la volonté des entreprises d’aller vers plus de responsabilité ?

Linkup : Il y a probablement plusieurs facteurs à l’origine de ce mouvement : tout d’abord l’urgence écologique, climatique et sociale dont on ne peut plus faire abstraction. Et puis des attentes de plus en plus fortes et claires de la part de toutes les parties-prenantes des entreprises : leurs partenaires, les pouvoirs publics, les ONG mais aussi et surtout, de plus en plus les consommateurs. Ces derniers sont désormais informés, exigeants et conscients qu’ils ont le pouvoir d’agir, à leur échelle, à travers leurs choix de consommation. Il y aussi des volontés au sein des entreprises, des hommes et femmes qui s’engagent pour faire évoluer les pratiques. Aujourd’hui, et c’est une bonne nouvelle, il n’y a plus de business sans responsabilité.

 

La Koncepterie : Il y a aujourd’hui une obligation réglementaire pour les grosses entreprises, de plus en plus de réglementation autour du Développement Durable dans tous les domaines et surtout une attente des consommateurs et des collaborateurs. Il en va donc de la responsabilité de l’entreprise de répondre à ces attentes.

 

 

©La Koncepterie

 

 

Isabelle, Quelle est la part de l’événementiel dans les stratégies de communication que vous établissez pour vos clients ?

Il me semble que l’événementiel n’est pas, aujourd’hui, le premier levier sur lequel les entreprises décident d’agir. Si la communication et le marketing responsables font leur chemin, il reste encore beaucoup à faire, en particulier dans le cadre d’évènements ponctuels où le jetable et le gaspillage sont encore trop la règle.

 

 

L’événementiel responsable est-il, en soit, un moyen de communiquer des valeurs supplémentaires ? Si oui, lesquelles ?

La Koncepterie : Oui, l’événementiel responsable est un moyen de communiquer des valeurs supplémentaires, notamment à travers son contenu. Un événement responsable permet de sensibiliser les participants à une thématique liée au développement durable (préservation de l’environnement, gaspillage alimentaire, économie circulaire, etc…). Le contenu de l’événement véhicule ainsi les valeurs de responsabilité, participation écologique ou partage selon la thématique abordée (solidarité à travers une action d’aide en faveur d’une association), et permet souvent de sensibiliser sur ces sujets d’une manière différente.

Le format est également important : on peut mettre en avant la collaboration avec des structures favorisant l’insertion sociale (ex :ESAT), l’intégration de bonnes pratiques (par exemple, moins de déchets) permettent de véhiculer des valeurs telles que l’engagement et la protection de l’environnement, en démontrant par la même occasion que c’est faisable.

 

Linkup : C’est un formidable vecteur et une opportunité pour les marques et les entreprises de mettre en valeur leurs actions, de manière tangible et très visible. C’est aussi un enjeu de cohérence, montrer que l’engagement et la responsabilité est partout et dans tous les esprits, un fil rouge et non une préoccupation ponctuelle ou opportuniste. Mais on constate aussi que ce n’est pas simple, comme tout ce qui touche à l’éco-responsabilité et il faut que les entreprises acceptent de s’engager dans cette voie sans pour autant atteindre, du moins dans un premier temps, la solution parfaite ou le « 100% ». C’est une démarche de progrès et en matière de développement durable, on est jamais arrivé !

 

 

©La Koncepterie

 

 

DES PARTENAIRES ÉVÉNEMENTIELS ENGAGÉS

Lorsque les entreprises expriment le besoin d’organiser un événement responsable, comment sourcez-vous les prestataires qui vont travailler sur l’événement ?

Linkup : De manière assez empirique, en questionnant les prestataires sur leurs pratiques, sur leurs approvisionnements, leur gestion des déchets etc. et en définissant un cahier des charges avec eux (demander du bio, du local, de la vaisselle recyclable…) Mais l’offre reste encore à construire, c’est pourquoi l’offre ‘événementiel responsable’ de YEMP répond à un vrai besoin et va certainement trouver assez vite son public !

 

La Koncepterie : Pour sourcer les partenaires, nous recherchons plusieurs types de structures, en commençant par celles dont l’activité permet de répondre à un enjeu du développement durable (ramassage de déchets, réemploi, soin, etc…), ou celles engagées dans une démarche de développement durable que ça soit à travers leurs valeurs, leur fonctionnement (actions pour réduire leur impact carbone), leur recrutement (emploi de personnes en situation de handicap), le choix des matériaux utilisés, etc… Ces partenaires doivent être localement proches, si possible, de l’endroit où se déroule l’événement.

De notre côté, nous appliquons la responsabilité événementielle à nous-même à travers le choix de ces partenaires et la relation développée avec eux (non pas une relation de prestation mais plutôt de « Kollaboration »), ainsi qu’à travers le message communiqué via un discours positif et inclusif.

Notre fonctionnement est aussi impacté : Nous réalisons nos supports de communication avec une attention particulière à chaque étape pour limiter notre empreinte carbone (choix d’impression sur des supports recyclés, limitation de l’encre utilisée). Nous privilégions les transports en commun ou l’utilisation de véhicules électriques. Les repas de l’équipe sont majoritairement végétariens. Enfin, nous avons adopté une structuration horizontale, avec une recherche de consensus et la participation de chacun selon ses ressources, ses compétences et ses envies.

 

 

On ressent une augmentation de l’offre de prestataires responsables, notamment chez les traiteurs, mais aussi dans les animations et team building. Cette offre couvre-t-elle, selon vous, tous les besoins des entreprises ? Y a-t-il des domaines où les prestataires doivent s’améliorer ?

Linkup : C’est vrai qu’on voit beaucoup de choses se développer notamment en termes d’offre traiteurs avec toujours plus de bio, de produits locaux, frais et sains. De nouvelles animations de team building aussi où l’on va prendre soin de ses collaborateurs ou bien se reconnecter avec la nature, être sensibilisé au développement durable. Mais, il reste encore beaucoup à faire notamment concernant la lutte contre le gaspillage alimentaire, l’utilisation d’articles à usage unique, la réalisation de goodies qui ne seront pas réutilisés (voir pas entièrement distribués)… et dans le domaine social également, en faveur des conditions de travail des personnels mobilisés sur les événements.

 

La Koncepterie : L’offre actuelle couvre beaucoup des demandes des entreprises mais il reste encore chez la plupart des partenaires, agences événementielles comprises, des domaines où s’améliorer, notamment du point de vue du matériel et de la scénographie, où la mutualisation serait une manière de répondre à cet enjeu (notamment grâce au réemploi).  Au niveau des déchets, on doit pouvoir mettre la priorité sur la suppression du déchet en amont et ensuite, le cas échéant, en ayant recours aux filières de traitement spécifiques par déchet. Enfin, du côté des lieux, il y a encore beaucoup de chemin à faire pour l’accueil des évènements. Par exemple, il est rare de trouver un lieu qui gère les bio-déchets (la responsabilité est renvoyée au traiteur), qui soit vraiment accessible (au niveau des PMR), propose du mobilier en propre pour éviter la location (et le transport), gère ses énergies de manière durable, et aurait été rénové en tenant compte des principes d’éco-conception (isolation, installation électrique, économie circulaire pour les matériaux et le mobilier…).

 

 

©La Koncepterie

 

 

Finalement un bon événement responsable, c’est quoi ?

Linkup : C’est un événement qui est pensé pour limiter au maximum ses impacts, avant, pendant et après. Si la réflexion est intégrée dès le départ, alors on peut prendre un certain nombre de décisions qui peuvent faire la différence. Et au-delà de la responsabilité, l’événement peut aussi être contributif, viser un impact positif : comme par exemple quand les équipes d’une entreprise passent une journée avec une association caritative ou a nettoyer les plages avec une ONG ou bien à la découverte des acteurs de l’économie sociale et solidaire comme avec Parisolidari-thé ou encore quand il permet de redonner fierté et reconnaissance à des femmes issues de l’immigration comme le propose Meet my Mama !

 

La Koncepterie : En amont, cela passe par l’identification de partenaires locaux et engagés dans une démarche de développement durable; une politique d’achats responsables dans la sélection de nos prestataires, très impliqués localement (entreprise pollinisatrice); une communication positive et inclusive et l’optimisation de l’organisation pour limiter l’émission de carbone : réduire l’énergie liée aux transports , avoir une attention particulière à notre pollution numérique, éviter la création de déchets, collaborer avec des structures pour du prêt et de la location de matériel.

Le jour J, il faut construire un événement dont la nature ait un faible impact sur l’environnement : réduire l’énergie liée à l’utilisation du numérique, éviter la création de déchets, trier et valoriser les déchets durant l’événement, aménager l’espace en travaillant avec des fournisseurs locaux responsables,  sensibiliser les participants aux enjeux du Développement Durable.

Enfin, après l’événement, il faut, dans la mesure du possible, mettre en contact les partenaires au cas où des synergies soient intéressantes à développer entre eux, et réaliser un bilan sur les bonnes pratiques mises en place et axes d’amélioration.

 

 

Pour conclure, un bon événement responsable n’est pas une “to do list” à cocher, c’est une manière différente d’organiser un événement et d’insuffler une démarche responsable globale. Par exemple, si l’on veut réduire son impact sur l’environnement, on peut choisir de collaborer avec un traiteur utilisant des produits bio, locaux et de saison. Or, cela aura également un impact social (santé sur le long terme des participants, en plus de celle des sols) et économique (en faisant intervenir un réseau de petits producteurs locaux). Pour nous, la conception d’un événement responsable en soi est essentielle mais l’événementiel responsable consiste également à réussir à semer des graines de changement auprès des participants.

 

Merci aux équipes de La Koncepterie et à Isabelle Dona de Linkup Factory d’avoir pris le temps de répondre à nos questions. Si tout comme nous, vous êtes intéressés par le développement durable, l’éco-responsabilité et plus globalement l’application de pratiques en lien avec la responsabilité sociétale des entreprises, sachez que nous avons créé le Club des Partenaires Événementiels Responsables pour discuter ensemble des bonnes pratiques à mettre en place. Contactez-nous pour plus d’infos et téléchargez notre livre blanc sur l’événementiel responsable.”

 

 

Article original publié sur : https://yemp.co/blog/

Source : https://yemp.co/pourquoi-et-comment-organiser-un-evenement-responsable/

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